判断是否需要开会
发起会议前，先确认会议是否必要。
确定开会后，需要管理会前、会中和会后的过程，以便完成会议目标。
会议发起人的职责
会前准备
明确主题和议程
- 每个会议都应通过议程明确目标和期望结果，包括信息分享会议。
- 在会议前24小时将议程发出并加入行事历。
- 请与会者审查议程并提出异议。
发送会议邀请
- 提前发送会议邀请，最晚提前2-3天。
- 发送邀请时可以没有议程，但需要在会议前24小时补上。
- 明确需要作出决定或承诺会后执行的人；必要时咨询上级经理。
- 注明哪些人是 required（干系人），哪些是 optional。
会议进行中
开始会议
- 主持人提前到场，确认设备可用。
- 如需取消会议：会议当天前应明确延期或取消；会议当天如迟到十五分钟以上，可取消会议。
开场时依次说明：
- 会议目的。
- 期望结果。
- 议程。
- 询问与会者是否需要增加议程，并考虑会议时限。
控制讨论和时间
- 控制时间，确保各项议程都能讨论。
- 最后一项议程应包括会议要点和需要跟进的任务。
- 偏离议题的讨论可安排在会后。
- 制止长期占用发言时间的人，并邀请沉默的与会者发言。
结束会议
除临时增加重要议题的情况外，未在安排时间内完成会议表示议程或时间安排需要调整。会议结束时应确认：
- 所有议题均已讨论。
- 已明确会后跟进任务。
会后跟进
记录会议结论
- 除非另有委派，主持人负责会议记录。
- 记录应包含会议结论和跟进任务。
- 项目相关会议应更新项目文档页面。
- 记录应简洁，并能支持后续执行。
跟进任务
- 通过 email 或大象群向参会者和相关人员分发会议记录，并邀请更正错误。
- 及时更新文档和会议记录；记录中的 TODO 应标明责任人（owner）和完成时间。
- 跟进 TODO 的执行情况。
会议各阶段的工作
| 会议阶段 | 发起人的工作 | 要点 |
|---|---|---|
| 会前准备 | 明确会议主题、议程 | 议程定义目标和期望结果；会议前24小时发出并加入行事历；请与会者审查议程。 |
| 发送邀请 | 提前发送会议邀请 | 最晚提前2-3天；可在会议前24小时补充议程；明确决策人、执行人、required 和 optional 人员。 |
| 会议开始 | 准时开始会议 | 主持人确认设备可用；迟到15分钟以上可取消会议；说明目的、期望结果和议程。 |
| 控制讨论 | 管理时间和讨论 | 覆盖各项议程；将偏题讨论安排在会后；让与会者获得发言机会。 |
| 会议结束 | 确认会议结论 | 确认议题已讨论，并明确会后跟进任务。 |
| 记录整理 | 撰写会议记录 | 主持人负责记录；记录会议结论和跟进任务；项目会议更新项目文档；记录保持简洁。 |
| 后续跟进 | 推进任务执行 | 分发记录并邀请更正；明确 TODO 责任人和时间；持续跟进执行。 |
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